DOCUMENTATION POUR LES NOUVEAUX FOURNISSEURS – Conditions d’achat.pdf

Afin de pouvoir vous enregistrer dans notre système, nous avons besoin que vous nous fassiez parvenir les documents suivants:

•  Autoévaluation du fournisseur.
•  Fiche d’enregistrement du fournisseur.
•  Attestation de titularité du compte bancaire indiqué dans la fiche d’enregistrement.
•  Contrat de confidentialité (le cas échéant).
•  Liste des matériaux restreints (le cas échéant).

Tous les documents demandés devront être dûment remplis, tamponnés et signés afin de pouvoir être acceptés.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE FACTURATION – DOCUMENTATION NOUVEAUX FOURNISSEURS

Afin de garantir que vos factures soient traitées rapidement et efficacement, nous vous rappelons de bien prendre note des exigences suivantes :

Recommandations générales

Le respect des recommandations suivantes contribuera à un traitement plus rapide de vos factures et avoirs.

• Toujours indiquer une adresse électronique (email) de contact sur chaque facture et chaque avoir.
• Les documents doivent être dactylographiés et non manuscrits.
• Les conditions de paiement figurant sur la facture doivent correspondre à celles indiquées sur le bon de commande.
• Bons de livraison valorisés.

Exigences obligatoires

Les exigences suivantes sont obligatoires. Si votre facture ne les respecte pas, elle sera rejetée et vous sera renvoyée, ou pourrait entraîner des retards de paiement. En cas de renvoi, il sera nécessaire de nous transmettre une facture corrigée comportant la date mise à jour.

Exigences légales

Les factures émises doivent être conformes aux obligations légales en vigueur et indiquer clairement les éléments suivants :

• Le type de document concerné, par exemple “FACTURE” ou “AVOIR”.
• Le numéro de facture et la date d’émission (en cas de rejet, indiquer la nouvelle date d’émission).
• La raison sociale, l’adresse et le numéro d’identification fiscale (CIF) de l’entreprise émettrice (FOURNISSEUR).
• La raison sociale, l’adresse et le CIF d’InCom (CLIENT).
• La facture doit indiquer clairement la TVA ou tout autre impôt ou retenue, séparément du montant total de la facture.
• Le mode de transport ainsi que l’Incoterm convenu doivent figurer sur la facture.
• Pour tout achat expédié depuis l’étranger (hors d’Espagne), chaque article doit être identifié par son code douanier.

Factures associées aux bons de commande

Les bons de commande constituent la méthode officielle de demande émise par InCom. Avant d’envoyer toute facture, veuillez vérifier que vous avez bien reçu un bon de commande. Dans le cas contraire, veuillez le demander à la personne en charge de l’achat.

• La facture doit indiquer clairement le numéro de bon de commande (commande) d’InCom.
• Si une facture comprend plusieurs bons de commande, chaque bon devra être mentionné dans le bon de livraison correspondant ou dans chaque ligne de la facture.

Avoir (Note de crédit)

• Pour toute modification d’une facture, par exemple une différence de prix ou de quantité, un avoir complet devra être émis, annulant la facture initiale, suivi d’une nouvelle facture corrigée.
• L’avoir doit faire référence au numéro de la facture originale ainsi qu’au bon de commande correspondant.
• Les retours de marchandises et les avoirs ne doivent jamais être facturés conjointement avec un achat.

Envoi des factures et des avoirs

PAfin d’assurer la bonne réception des factures et d’éviter des coûts inutiles, nous avons mis en place des boîtes mail dédiées auxquelles vous pouvez envoyer vos factures au format numérique. Ces adresses sont exclusivement destinées à l’envoi de factures.

Ingeniería de Compuestos S.L.  –  suppliers.sp@incom.es

InCom Composites S.L.U.  –  suppliers.ab@incom.es

InCom Polska SP Z.O.O  –  suppliers.pl@incom.es

InCom Kits India Private Limited  –  suppliers.in@incom.es

Les factures émises par le fournisseur au cours d’un mois devront être reçues avant le 5 du mois suivant, afin de pouvoir être enregistrées et comptabilisées dans le mois correspondant. Passé ce délai, le système clôturera les périodes et il ne sera plus possible d’enregistrer de factures ; celles-ci seront donc reportées au mois suivant. Cela aura une incidence sur les échéances de paiement, dont le calcul commencera à partir de la date de comptabilisation.