DOCUMENTACIÓN NUEVOS PROVEEDORES

Para poder darles de alta en nuestro sistema necesitamos que nos hagan llegar los siguientes documentos: Documentación Nuevos Proveedores

•  Autoevaluación del proveedor.
•  Ficha de alta de proveedor.
•  Certificado de titularidad de la cuenta bancaria indicada en la ficha de alta.
•  Contrato de confidencialidad (en caso de que les sea solicitado).
•  Listado de materiales restringidos (en caso de que les sea solicitado).

Todos los documentos que se le requieran deberán estar correctamente cumplimentados, sellados y firmados para que puedan ser aceptados.

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REQUISITOS DE FACTURACIÓN – DOCUMENTACIÓN NUEVOS PROVEEDORES

Para asegurar que sus facturas son gestionadas rápidamente y de forma eficaz, les recordamos tomen nota de los siguientes requisitos: Documentación Nuevos Proveedores

Recomendaciones Generales

El cumplimiento de las siguientes recomendaciones ayudará a un procesamiento más rápido de sus facturas y notas de crédito.

• Siempre indicar un correo electrónico (email) de contacto en cada factura y cada nota de crédito.
• Los documentos serán impresos y no escritos a mano.
• Los términos de pago en la factura deberán de corresponder con los términos de pago indicados en la orden de compra.
• Albaranes de entrega valorados.

Requisitos obligatorios

Los siguientes requisitos son obligatorios. Si su factura no los cumple, será rechazada y les será devuelta, o podría ocasionar retrasos en los pagos. Si su factura les es devuelta será necesario que nos remitan una factura corregida indicando la fecha actualizada.

Requisitos legales

Las facturas emitidas deben cumplir con los requisitos legales de obligado cumplimiento indicando de manera clara los siguientes puntos.

• El tipo de documento de que se trata, por ejemplo “FACTURA” o “ABONO”.
• El número de factura y la fecha de emisión (en caso de que la factura les fuera rechazada, indicar la fecha de nueva emisión).
• Razón social, dirección y CIF de la empresa que emite la factura (PROVEEDOR).
• Razón social, dirección y CIF de InCom (CLIENTE).
• La factura indicará de manera clara, IVA o cualquier otro impuesto o retención de manera separada del importe total de la factura.
• Tanto el modo de transporte como el Incoterm acordado estarán incluidos en la factura.
• Cuando se trate de una compra que se envíe desde fuera de España, cada uno de los artículos deberá estar identificado con su código arancelario.

Facturas asociadas a pedidos de compra

Los pedidos son el método de solicitud por parte de InCom. Por favor, antes de enviar cualquier factura compruebe que ha recibido un pedido de compra, de no ser así, solicítelo a la persona que se ha puesto en contacto con ustedes para la compra.

• La factura debe indicar de manera clara el número de orden de compra (pedido) de InCom.
• En caso de que una factura comprenda más de un pedido, se hará referencia al pedido en cada albarán o línea de factura.

Nota de crédito (Abono)

• Para cualquier cambio en una factura, por ejemplo una diferencia de precio o cantidad, se enviará un abono completo, anulando la factura original, seguido por una nueva factura debidamente corregida.
• El abono debe hacer referencia al número de factura original y al pedido de compra de esta.
• Las devoluciones de material y los abonos nunca podrán facturarse junto con una compra.

Envío de facturas y notas de crédito

Para asegurar la correcta recepción de facturas y evitarles costes innecesarios, hemos habilitado unos buzones de correo electrónico a los que podrán enviar sus facturas en formato digital.  Estos buzones son para envío exclusivo de facturas.

Ingeniería de Compuestos S.L.   [email protected]

Incom Composites S.L.U.   [email protected]

Incom POLSKA SP Z.O.O   [email protected]

Incom Engineering UK Ltda.   [email protected]

Incom Kits INDIA Private Limited   [email protected]

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Las facturas emitidas por el proveedor en un mes se tendrán que recibir antes del día 5 del mes siguiente, para poder registrarlas y contabilizarlas en su mes correspondiente. Pasada dicha fecha, el sistema cerrará periodos y no se podrán registrar facturas, por lo que las mismas pasarán al siguiente mes. Esto afectará a sus vencimientos para el pago, que iniciarán su cómputo el día de la contabilización.